Media en issuemanagement

Het media- en issuemanagement met betrekking tot de bevolkingsonderzoeken beschreven. Hoe gaat het RIVM om met persverzoeken, de media, berichten in de media en crisiscommunicatie?

Waarom media- en issuemanagement?

De bevolkingsonderzoeken naar kanker staan regelmatig ter discussie. Ook worden ontwikkelingen in een bevolkingsonderzoek vaak opgepikt door de media en kunnen partijen benaderd worden voor persverzoeken. Verder kunnen partijen die betrokken zijn bij de uitvoering, monitoring en evaluatie zelf de pers opzoeken als ze een item onder de aandacht van het algemene publiek willen brengen.

Omgaan met persverzoeken en media

Het RIVM-CvB wil duidelijkheid geven aan alle partijen hoe met persverzoeken, of het zelf opzoeken van de media/pers om moet worden gegaan. Hierbij is een onderscheid te maken tussen:

  1. Persverzoeken die via het RIVMCvB of andere partijen binnen komen.
  2. Berichten in media (zoals kranten, tijdschriften, radio en tv programma’s) naar aanleiding van een positieve ontwikkeling in/publicatie over het bevolkingsonderzoek of bij één van de betrokken partijen, of negatieve aandacht door een journalist of professional die de media opzoekt.
  3. (Positieve) ontwikkelingen die partijen betrokken bij het bevolkingsonderzoek zelf onder de aandacht willen brengen via de media.
  4. Een calamiteit of crisis die bedreigend is voor de continuïteit of geloofwaardigheid van het bevolkingsonderzoek en waarbij de kans bestaat op maatschappelijke onrust.

Persverzoeken die via het RIVM of andere partijen binnenkomen

Persvragen over het bevolkingsonderzoek die via het RIVM-CvB binnen komen, worden behandeld conform de gangbare procedures: vragen van pers komen binnen via de persvoorlichters van de afdeling Corporate Communicatie. Voor de beantwoording van de persvragen wordt altijd overlegd met inhoudsbetrokkenen. Afhankelijk van het type vraag beantwoordt de persvoorlichter de journalist.

Bij interviews wordt met de programmacoördinator van het RIVM-CvB overlegd. Het RIVM-CvB stemt vervolgens met betrokken partijen af of en wie het beste het interview kan doen. Het RIVM-CvB heeft een groep van mensen die een mediatraining hebben gekregen en die bereid zijn om mee te werken aan interviews. Deze mensen doen dit niet namens het RIVM-CvB. Het gaat om een huisarts, gynaecoloog, patholoog, cytologisch analist, bestuurders screeningsorganisaties, verpleegkundig specialist, seksuoloog, epidemioloog betrokken bij de monitoring en evaluatie en een vrouw uit de doelgroep. Daar waar een vraag een politieke component heeft, wordt afgestemd met en zo nodig verwezen naar de persvoorlichters van het ministerie van VWS.

Berichten in offline en online media

Het RIVM-CvB monitort berichtgevingen in online media via webmonitoring. Dagelijks vindt monitoring plaats van wat er over het bevolkingsonderzoek wordt gezegd. Zo worden snel trends gesignaleerd. Daarnaast moeten screeningsorganisaties en andere partijen die contacten hebben met de doelgroep alert zijn op trends en deze aan het RIVM-CvB melden. Bij een trend informeert het RIVM-CvB de volgende partijen:

  • voorzitter Werkgroep Communicatie en Deskundigheidsbevordering van de screeningsorganisaties en de bestuurders van de screeningsorganisaties
  • leden van de programmacommissie
  • persvoorlichting RIVM
  • beleidsmedewerker VWS.

Het RIVM-CvB stemt met deze partijen af en wie het beste kan reageren op het bericht. Het RIVM-CvB zet eventueel de pool van deskundigen in om te reageren.

Ontwikkelingen zelf onder aandacht brengen in media 

Bij partijen die betrokken zijn bij het bevolkingsonderzoek bestaat de behoefte om zelf de media op te zoeken om met een positief bericht over de bevolkingsonderzoeken of hun organisatie naar buiten te komen. Deze partijen informeren het RIVM-CvB voorafgaand aan de berichtgeving over de inhoud en stemmen met het RIVM-CvB af over timing. Partijen die in opdracht van het RIVM-CvB een product (bijvoorbeeld een wetenschappelijk artikel) ontwikkelen en deze onder de aandacht willen brengen informeren het RIVM-CvB voordat de media wordt opgezocht.

  • Het RIVM-CvB kan inschatten of er een politieke component in de berichtgeving zit waardoor VWS geïnformeerd moet worden. Ook kan RIVM-CvB inschatten of de timing van het bericht politiek gezien (on)gunstig is. 
  • Het RIVM-CvB kan relevante partijen vroegtijdig informeren over de ophanden zijnde berichtgeving.
  • Het RIVM-CvB kan samen met partijen bekijken of een positief bericht versterkt kan worden door ook andere partijen in te zetten of een nieuwsbericht op de eigen website te plaatsen. 
  • Het RIVM-CvB kan samen met partijen bekijken of er extra achtergrond informatie nodig is, bijvoorbeeld in de vorm van het voorbereiden en vullen van extra ‘veelgestelde vragen’.

Calamiteit of crisis

Een calamiteit of crisis kan vanuit de reguliere media, maar ook vanuit sociale media zichtbaar worden. Voorafgaand aan een crisis of calamiteit is er vaak sprake van een issue. Een issue is in deze context een betwistbaar punt, dat consequenties kan hebben voor de beeldvorming rond het bevolkingsonderzoek. Het RIVM-CvB heeft in een dergelijke situatie de regie over de externe communicatie en zal direct een crisisteam formeren. Afhankelijk van de calamiteit of crisis zal een woordvoeringslijn worden bepaald. In een woordvoeringslijn worden tactiek, boodschap en woordvoerders vastgelegd. Van belang is dat er zo snel mogelijk contact plaatsvindt tussen relevante partijen, zodat de woordvoeringslijn helder is en afspraken kunnen worden gemaakt over wie waarover het woord voert. Scheidingslijn hierbij is in principe: 

  • Het ministerie van VWS daar waar het politieke keuzes of de rol van de minister betreft.
  • RIVM-CvB daar waar het gaat om de regie en organisatie van het bevolkingsonderzoek.
  • Screeningsorganisaties of andere partners daar waar het gaat om de uitvoering of waar het strategisch beter is om andere partijen dan RIVM-CvB de woordvoering te laten doen.
    Daar waar een vraag een politieke component betreft stemt het RIVM-CvB dit af met het ministerie van VWS en wordt de vraag eventueel naar hen verwezen. Andersom gebeurt dit ook. Het RIVM-CvB informeert de partijen over het issue en de te volgen tactiek.
RIVM De zorg voor morgen begint vandaag
Menu