Bij opdrachten van het RIVMRijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu gelden regels voor bijvoorbeeld aansprakelijkheid, facturering en levering. Deze regels staan in verschillende voorwaarden. De voorwaarden gelden voor het RIVM en de leverancier.

Elektronisch-factureren

Het RIVMRijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu gaat met ingang van 18 april 2019 volledig over op e-factureren. Door gebruik te maken van e-facturen reduceren we niet alleen de kosten van factuurverwerking, maar bereiken we ook dat facturen sneller verwerkt en betaald kunnen worden. De verwerking van papieren- en facturen per e-mail behoort vanaf dan tot het verleden.

Met deze wijziging geven wij invulling aan het beleid van de Rijksoverheid en de Rijksinkoopvoorwaarden (ARBIT, ARVODI en ARIV): rijksbreed geldt vanaf 1 januari 2017 een verplichting bij de leveranciers van de Rijksoverheid, zoals het RIVM, om te factureren via een elektronische factuur (e-factuur). Een papieren of factuur per e-mail (bijvoorbeeld in PDFPortable Document Format) valt nadrukkelijk niet onder de definitie van e-factuur. In het beleid is opgenomen dat papieren facturen en facturen per mail vanaf 18 april 2019 niet meer in behandeling worden genomen. Deze ontvangt u dan retour, dus deze factuur wordt niet betaald.

Een e-factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur waaronder vermelding van het bestelnummer. Voor een goede verwerking van een e-factuur gelden afspraken voor specificaties, transport en adressering.

Aansluiting op het e-facturatie systeem

E-facturatie specialist Tradeinterop benadert namens het RIVM alle actieve leveranciers van het RIVM in maart en april 2019 voor het aansluiten op – en verzenden van e-facturen aan het RIVM. Voor meer informatie zie www.tradeinterop.com/rivm Ook nieuwe leveranciers van het RIVM worden door Tradeinterop aangesloten op e-facturen. Bent u leverancier, maar nog niet benaderd? Neemt u dan contact op met Tradeinterop.

Voor meer informatie over e-factureren aan het RIVM kunt u terecht bij Tradeinterop of kunt u een mail sturen aan crediteurenadministratie@rivm.nl