Een evenement met honderden deelnemers. Met vervoer, verplaatsingen, excursies, sessierondes, maaltijden en overnachtingen. Kan dat in tijden van corona? Ja, weet projectmanager Ilmar Wessels van Springtij, een klimaatfestival op Terschelling. Met de kennis en ervaringen van 2020 kan Springtij dit jaar zelfs bijna twee keer zo groot worden. Al vroeg hij zich een jaar geleden oprecht af: hoe in vredesnaam gaan we dit doen?

Dit interview is afgenomen in januari en februari 2021.

Driedaagse bijeenkomst

Springtij is een jaarlijks terugkerende driedaagse bijeenkomst op Terschelling. Een forum, dat mensen die beleidsmatig bezig zijn met duurzaamheid bij elkaar brengt. "Op een fijne, inspirerende plek die je uit je comfortzone haalt en creativiteit naar boven brengt." Omdat de omgeving zo’n belangrijk onderdeel van Springtij is, was een online versie geen serieuze optie.

In maart werd alles anders

Ilmar Wessels werd in februari 2020 benaderd om als projectmanager bij de organisatie te komen. "In maart werd alles anders. We hebben toen even aangekeken wat er ging gebeuren in de nieuwe anderhalve meter maatschappij. In april vroegen we ons echt af: hoe gaan we dit doen, dit kán toch gewoon niet, zo veel mensen bij elkaar? Maar in plaats van wat er niet kan, kun je je beter afvragen: wat kan er wel? En hoe houden we het Springtij-gevoel overeind, met onverwachte ontmoetingen, bezinning en de inspiratie van de cultuur, natuur en bewoners van Terschelling? Daar hebben we tot in den treure over nagedacht."

Binnen de gehele evenementenbranche worden zowel de organisatoren als bezoekers hard geraakt door de coronacrisis. Op basis van festivalcijfers 2019 werd verwacht dat 2020 zou uitkomen op bijna 1200 kunst- en cultuurfestivals die gezamenlijk 27,4 miljoen bezoeken zouden generen. In 2020 vonden er echter uiteindelijk slechts 190 festivals plaats (17% van het vooruitzicht voor 2020), met in totaal 1,4 miljoen bezoekers (5% van de verwachting voor 2020). Dit blijkt uit de Festival Monitor 2020, het jaarlijkse onderzoek naar de feiten en cijfers van de Nederlandse festivalmarkt.

Uit cijfers van het Eventplatform blijkt dat de zakelijke evenementenbranche een omzetverlies van 80 procent kent, 16.000 eventprofessionals hun baan verloren en nog eens 17.000 zzp’ers zonder werk zitten. Vele (top)sportevenementen zijn afgelast of uitgesteld, zoals de EURO 2020, TT Assen, Amstel Gold Race, Dutch Grand Prix, de Olympische kwalificatietoernooien en wedstrijden in het betaald voetbal. Ook konden veel sportevenementen voor recreanten niet doorgaan, zoals de Nijmeegse Vierdaagse en loopevenementen zoals de Dam tot Damloop [1]. 

Als we het doen, dan buiten

De eerste stap was het maken van een risico-inventarisatie. Ilmar: "Wat is het grootste risico? Dat was op dat moment: teveel mensen te dicht op elkaar. We zijn daarom gaan kijken: hoe kunnen we de overdracht van het virus minimaliseren? Kan dat met de 500 deelnemers die we voor ogen hadden? We wisten, buiten is de kans op besmetting een stuk kleiner. Onze conclusie: áls we het doen dan helemaal buiten!"

En of het spannend was!

De risico- en evaluatie-inventarisatie speelde een grote rol bij misschien wel de grootste hobbel: de vergunning van de gemeente. "Voor de gemeente was alles onzeker. In eerste instantie wilde de gemeente geen vergunning geven, later ging het om maximaal 250 mensen. Wij hebben toen 2 keer 250 mensen voorgesteld en vervolgens het hele programma omgegooid en herschreven."

De organisatie zette in op twee parallel lopende programma’s, met twee groepen die onderling niet bij elkaar zouden komen. Voor alle onderdelen moest een oplossing komen. "Pas drie weken voor Springtij begon was de vergunning rond. En óf dat spannend was! De gemeente had het kunnen afblazen en dan was het maar zeer de vraag geweest of we het financieel gered hadden." 

Zoals bij het Springtij-festival zijn bij evenementen doorgaans veel verschillende stakeholders betrokken: organisatoren, toeleveranciers, gemeenten, adviserende diensten en bezoekers. Bij samenkomsten in grote groepen is er een gedeelde verantwoordelijkheid om ieders veiligheid te waarborgen. Maar wie heeft nou precies welke verantwoordelijkheid? Volgens het Event Safty Institute is de naleving van de eisen uit de noodverordening die gelden voor evenementen primair een verantwoordelijkheid van de organisator van de samenkomst en van degene die de samenkomst bezoekt. Voor het toezien op de naleving van deze eisen voor evenementen ligt ook expliciet een verantwoordelijkheid bij de gemeente. Het instituut stelde als basis voor evenementen een verantwoordelijkheidsverdeling op tussen organisator, bezoeker en gemeente. Ook wordt verwezen naar de Integrale COVID-19 evenementen werkwijze die helpt om lokaal tot een gedegen afweging voor een vergunning te komen. De werkwijze bestaat uit een handvat voor gemeenten en een handvat voor de (adviserende) hulpdiensten en veiligheidsregio’s.

Geen contact met anderen

De organisatie nam een aantal maatregelen. Ilmar: "We hadden een eigen boot, speciaal voor de deelnemers zodat er geen contact met anderen was. We wisten, ontvangst in de terminal kan niet, daar kun je onvoldoende afstand houden. In overleg met de rederij lieten we mensen via het autodek aan boord gaan." Het vervoer op Terschelling ging per fiets. "Iedereen had z’n eigen fiets, dus geen leenfietsen. Via een app met daarin de verschillende programmaonderdelen stuurden we mensen verspreid op pad. In kleine groepjes, met steeds een paar minuten tussentijd. Zo ontstond er geen drukte bij vertrek, onderweg of bij de fietsenstalling. Op de plek van aankomst moest iedereen meteen z’n stoeltje opzoeken, gaan zitten en blijven zitten."

Alle programmaonderdelen waren buiten. Ook hier was geen contact met anderen, zoals mensen uit het dorp. "We zijn alle locaties gaan opmeten. Hoeveel vierkante meter hebben we per persoon nodig om anderhalve meter afstand te houden? We kwamen uit op 3,6 vierkante meter. Dat gold ook voor de tenten, die moesten groot zijn én aan drie kanten open, daarmee zijn het formeel buitenlocaties."

Het resultaat was onder andere een gigantische eettent. "We wilden mensen wél laten socializen en we wilden per se de sfeer die zo tekenend is voor Springtij bewaren. De oplossing was maximaal twee mensen aan een tafeltje, een tafel ertussen met brood, wijn en een boeket bloemen en daarnaast nog een tafeltje met twee mensen. Zo was toch een gesprek en netwerken mogelijk. Kroonluchters, veldbloemen en bediening in zuidwesters zorgden voor een festivalsfeer. We kregen tijdens het diner controle van de gemeente en alles voldeed aan de regels, aldus de boa’s." 

Coronamanager

Ilmar wijst ook op de speciaal aangestelde coronamanager, belast met de taak 'ervoor zorgen dat de deelnemers zich aan de regels houden.' "De opdracht was mensen aanspreken en zo de regels handhaven. Vriendelijk en met een knipoog, het is allemaal al zwaar genoeg. Die coronamanager komt dit jaar terug, zeker weten."

Behulpzaam waren ook de coronaprotocollen en maatregelen die de rederij en hotels op Terschelling zelf al hadden. De hotels waren daarnaast allemaal gecheckt door de gemeente. "Daar hoefden wij niet meer over na te denken. Zij hadden, net als de deelnemers, hun eigen verantwoordelijkheid om zich aan de regels te houden." 

"Een zakelijke groep als deze maakt het wel makkelijker", aldus Ilmar. “Deze groep is al bewust bezig met onderwerpen als klimaat, omgeving en gezondheid. Proactief communiceren - over de actuele regels en hoe je daaraan te houden - helpt ook. En het tijdstip van Springtij in september 2020, een tijd waarin er relatief veel mocht, speelde ook een rol bij het welslagen. Er was geen enkele besmetting. Als ik terugkijk is het echt bizar dat het gelukt is. Het was wel eng."

Behoefte aan contact

Gemeente en deelnemers werden gevraagd naar hun feedback. Ilmar: "De overtocht naar Terschelling moet toch anders, op de boot waren mensen te dicht bij elkaar, daar moeten we scherper op zijn. Ondanks dat er maar 400 mensen op een boot voor 850 personen waren, ging het niet goed hoorden we in de evaluatie." En ook in de hotels bleek de werkelijkheid soms weerbarstig. "Dan gingen mensen ’s avonds toch in de bar te dicht op elkaar zitten. De hotels grepen wel in, maar we merkten dat deelnemers behoefte hebben aan contact. We zoeken nu mogelijkheden om dat te regelen, want die gevoelens moet je niet ontkennen." De oplossing? "We denken aan een sociaal café, waar je gaat zitten en blijft zitten. Op afstand, buiten, en van tevoren reserveren. Een soort datingcafé", lacht Ilmar.

Festivals en evenementen voorzien voor veel mensen in een behoefte aan contact, verbondenheid en een uitlaatklep. Uit een behoefteonderzoek van Fieldlab onder bijna 30.000 bezoekers van evenementen, wordt geconcludeerd dat Nederland verlangt naar (grootschalige) live-evenementen én er veel voor over heeft om ze weer te kunnen bezoeken. Zo is men is bereid om diverse maatregelen te accepteren zoals het dragen van een mondkapje (76% tot 85%), gespreid aankomen en vertrekken (86% tot 96%) en een vaste plaats tijdens het evenement (75% tot 89%). Ook zijn ondervraagden bereid rekening te houden met kwetsbare groepen. Voor 68% van de bezoekers van 'entertainment-evenementen' is het bijvoorbeeld geen belemmering na het evenement twee weken niet op bezoek bij te gaan bij een risicogroep. 

Springtij 2021

Vorig jaar hebben we weken, maanden zitten brainstormen. Nu weten we dat er veel wél kan en werken we er met veel meer plezier aan. We zijn al continu bezig met de volgende editie en blijven ontwikkelen en plannen maken vanuit dit idee: als iets niet lukt of niet (meer) mag, gebruiken we de knowhow op een ander moment. We vormen onze eigen bubbel, met een eigen boot, locaties en hotels, zonder kruisbestuiving met anderen. We halen het festival ook een dag naar voren zodat het zich doordeweeks afspeelt, dan is het doorgaans rustiger op het eiland dus minder kruising met andere bezoekers. Bovendien hebben de hotels dan in het weekend ruimte voor anderen. Daarnaast willen we, juist in deze tijd, de privétijd respecteren. Op deze manier kunnen mensen in het weekend gewoon bij hun gezin zijn."

De evenementenbranche (het Eventplatform en de Alliantie van Evenementenbouwers) is van start gegaan met het opzetten van een Fieldlab-programma om bij te dragen aan een eventuele versoepeling van de coronamaatregelen. Het programma is een initiatief van de gehele sector, van zakelijke evenementen tot publieksevenementen en van cultuur tot sport. Hierin wordt samengewerkt met wetenschappers, kennisinstellingen, de overheid en publiek. 
Fieldlab Evenementen zoekt naar meerdere bouwstenen die bijdragen aan preventie en reductie van het risico van verspreiding van COVID-19. De bouwstenen zijn gebaseerd op het gehele proces dat een bezoek aan een evenement omvat: van aanschaf van een ticket, het evenement zelf, tot de reis naar huis en eventueel de periode daarna. Het doel is om op basis van de bouwstenen te komen tot een 'risicobeheersingsmodel' voor het waarborgen van een verantwoorde evenementomgeving.

Op de alliantiewebsite zijn diverse brancheprotocollen gepubliceerd ( voor evenementlocaties (binnen), evenementen buiten en zakelijke evenementen) en is een overzicht van protocollen uit gerelateerde branches te vinden (zoals horeca en poppodia). Ook zijn er enkele toolkits met daarin aanvullende richtlijnen voor bijvoorbeeld gebruik van tenten en overkappingen, beveiliging en EHBO eerste hulp bij ongelukken.

Vaccinatie

Zoals het er nu naar uit ziet, zou er in september een situatie kunnen zijn waarin deelnemers wél en niet gevaccineerd zijn. "Daar hebben we al over nagedacht", geeft Ilmar aan. "We gaan mensen niet vragen of ze ingeënt zijn. We vinden het ook niet gepast om te zeggen dat je alleen met een inenting mag meedoen. Iedereen is vrij in de keuze wel of niet vaccineren, wij treden niet in die privacy." Er ligt nu een voorstel: deelname kan alleen met een negatieve coronatest. "Een gentleman’s oplossing," aldus Ilmar, "dat kunnen we wel van mensen vragen."

Dit verhaal illustreert de complexiteit van processen waarmee de organisatoren rekening moesten houden, de grondigheid die nodig was om de plannen goed te doordenken en flexibiliteit en creativiteit in het herzien en creëren van mogelijkheden. Maar het voorbeeld illustreert dat veel ook wel kan mits niets aan het toeval wordt overgelaten. Bezoekers werden door de opzet van alle programmaonderdelen op afstand van elkaar gehouden. Waar nodig werden bezoekers gecorrigeerd door de aangestelde coronamanager.

Nu er steeds beter gebruik kan worden gemaakt van 'sneltesten' en er in de loop van de tijd meer mensen gevaccineerd zullen zijn, brengt dit voor evenementenorganisatoren meer mogelijkheden maar ook weer andere vraagstukken met zich mee. Want wie laat je onder welke voorwaarden toe en wat is hierin al dan niet ethisch?  Deze organisator zegt wel te willen vragen om een negatieve testuitslag, maar niet te eisen dat mensen zich hebben gevaccineerd omdat dit in de privésfeer treedt. 

Met dank aan

Met dank aan:
Ilmar Wessels, projectleider Springtij

Bron:

  1. Hover, P. (2020). Sportevenementen. Een selectie uit de monitor Sport en corona - de gevolgen van coronamaatregelen voor de sportsector. Opgehaald via Kenniscentrum Sport en bewegen. 

Het interview is afgenomen in januari en februari 2021.