• Tweemaal per jaar is er een beoordelingsronde: projectvoorstellen kunt u vóór 1 april of vóór 1 november indienen via de RAC Regionale Arts Consulenten (Regionale Arts Consulenten) of REC Regionaal Expertise Centrum (Regionaal Expertise Centrum).
• Het voorstel moet een vaststaand format volgen (onderzoeksproject of ontwikkelproject).
• Er worden vaste tarieven gebruikt, ingedeeld op salarisschaal/discipline (zie tarievenlijst).
• Projectvoorstellen worden in de vergadering van de RAC en REC besproken en beoordeeld. Zij adviseren over de haalbaarheid en geven suggesties om het voorstel aan te passen.
• Na eventuele aanpassing vindt een tweede formele beoordeling plaats door RAC en REC. Zij bepalen of het voorstel voorgelegd kan worden aan de adviesgroep regionale ondersteuning IZB Infectieziektebestrijding (Infectieziektebestrijding) van het RIVM.
• Uiteindelijk zullen de RAC en REC een advies voorbereiden voor de directeur van het CIb Centrum Infectieziektebestrijding (onderdeel van het RIVM) (Centrum Infectieziektebestrijding (onderdeel van het RIVM)). De directeur besluit over de toekenning van de ingediende voorstellen.
• Het streven is dat binnen tien weken de landelijke procedure van indienen, eventueel bijstellen en besluit is afgerond.

NB: Het format voor het onderzoeksproject, het ontwikkeltraject en de tarievenlijst zijn op te vragen bij RAC en REC. 

Aanvragen voorstellen

• IZB Infectieziektebestrijding (Infectieziektebestrijding)-medewerkers worden gestimuleerd om voorstellen in te dienen voor het regionale programmabudget.
• Het Regionaal Overleg Infectieziekten (ROI), of een werkgroep met afgevaardigden uit het ROI en de academische werkplaats, bespreekt voorstellen uit de regio en draagt deze voor aan de RAC Regionale Arts Consulenten (Regionale Arts Consulenten)/REC.
• Een eerste voorstel (ongeveer één A4’tje) kan al in een vroeg stadium met de RAC/REC, in het ROI of de werkgroep worden besproken.
• RAC en REC Regionaal Expertise Centrum (Regionaal Expertise Centrum) (en in veel regio’s ook de academische werkplaats) zijn gedurende het schrijfproces benaderbaar voor feedback.
• Voor methodologische en statistische vragen kunnen indieners bij de REC terecht. De RAC kan ondersteunen in de praktische toepasbaarheid en onderbouwing van het nut voor de GGD Gemeentelijke Gezondheidsdienst (Gemeentelijke Gezondheidsdienst)-praktijk.
• Binnen het ROI zal zo nodig prioritering moeten plaatsvinden als er meer budget wordt gevraagd dan er beschikbaar is.
• Ieder voorstel moet ondertekend worden door de projectleider die het project bij de GGD uitvoert en door de manager of directeur van de aanvragende GGD.
• Formeel dient de GGD-manager of -directeur van de regio de voorstellen in bij het RIVM.
• Informeel zal de RAC/REC de voorstellen voorleggen aan de vergadering van consulenten en zorgdragen voor de terugkoppeling.

Toekenning voorstellen

• Als het voorstel is goedgekeurd, zal het RIVM een brief aan de GGD-manager of -directeur sturen.
• De manager of directeur zorgt dat deze brief wordt doorgestuurd aan de projectleider van het project op de GGD.
• Als het project start, kan volgens de voorwaarden die in de toekenningsbrief vermeld staan de eerste 70% van het budget gedeclareerd worden bij het RIVM.
• Als er meerdere GGD’en bij het project betrokken zijn, kunnen de GGD’en het bedrag onderling verrekenen.

Looptijd project

• De RAC en REC van de regio worden gedurende de looptijd van het project op de hoogte gehouden. Daarvoor zullen zij afspraken maken met de projectleider van het project.
• Bij eventuele vertraging van het project zal samen met de RAC en REC in overleg getreden worden met het RIVM.

Afhandeling project

• Projecten worden opgeleverd volgens de voorwaarden in de toekenningsbrief. Meestal is dat een verslag, een poster op de Transmissiedag, een artikel in het Infectieziekten Bulletin en een presentatie tijdens een Regioprojecten-webinar. Soms betreft het een internationale publicatie.
• De financiële afhandeling (laatste 30% van de projectkosten) mag plaatsvinden als het verslag klaar is.
• Volgens een format (op te vragen bij de RAC en REC) wordt de inhoudelijke en financiële verantwoording ingevuld.
• Bij overschrijding van het budget onder de 15% wordt voorafgaand gemotiveerd aan het ROI waarom dit wenselijk is en gevraagd of zij hiermee akkoord gaan. Als meer dan 15% wordt afgeweken, dient dit gemotiveerd te worden en vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Algemene Gezondheidszorg(AGZ)-hoofden. Bij onderbesteding blijft het overgebleven bedrag ter beschikking van de regio.
• De GGD stuurt aan de RAC, met in cc de REC, de inhoudelijke en financiële verantwoording en een rekening volgens de voorwaarden in de toekenningsbrief. De RAC draagt zorg voor de verdere financiële afhandeling bij het RIVM.

Disseminatie resultaten

• De projectleider zal in een gezamenlijk RAC- en REC-overleg op het RIVM uitgenodigd worden de resultaten van het project toe te lichten.
• Op de eerstvolgende transmissiedag zal een poster van het project worden getoond.
• De resultaten worden beschreven in een artikel in het Infectieziektenbulletin of een ander Nederlandstalig tijdschrift. Soms betreft het ook een internationale publicatie.
• De projectleider wordt uitgenodigd de resultaten te presenteren tijdens het eerstvolgende Regioprojecten-webinar.
• Bij publicaties moet de financiering worden vermeld. Voorbeeld: “Dit onderzoek werd mede mogelijk gemaakt door financiële steun vanuit het programmabudget van het project Regionale Ondersteuning van het RIVM Centrum Infectieziektebestrijding.”

Tijdpad regionale procedure regioproject (indicatief)

• Het ontwikkelproject is relevant voor de infectieziektebestrijding.
• Het projectformat ‘ontwikkelproject’ is gevolgd.
• Het te ontwikkelen product vloeit logisch voort uit de probleembeschrijving en het doel.
• Er is onderzoek gedaan naar eerdere / verwante projecten.
• De gekozen methodieken zijn geschikt om het product te realiseren.
• Belangrijke (externe) deskundigen zijn in het projectplan opgenomen.
• Er is een projectplan waarin structuur, partners, en tijdplan worden beschreven.
• Er is een bij het projectplan passende begroting.
• De implementatie van de resultaten is beschreven.
• Het product blijft beschikbaar voor implementatie door andere GGD Gemeentelijke Gezondheidsdienst (Gemeentelijke Gezondheidsdienst)’en.
• Risico’s voor het niet slagen van het project zijn beschreven.

Zie ook het uitgebreidere document met criteria voor de beoordeling van een ontwikkelproject.

• Het onderzoeksproject is relevant voor de infectieziektebestrijding.
• Het projectformat ‘onderzoeksproject’ is gevolgd.
• De vraagstelling vloeit logisch voort uit de probleembeschrijving en het doel.
• Er is literatuuronderzoek uitgevoerd.
• Er is onderzoek gedaan naar eerdere / verwante projecten.
• Het onderzoeksdesign is geschikt om de vraagstelling te beantwoorden.
• De onderzoekspopulatie is geschikt om de vraagstelling te beantwoorden.
• Het onderzoeksvoorstel voldoet methodologisch.
• Er is een onderzoeksplan waarin de stappen van een wetenschappelijk onderzoek zijn verwerkt.
• Er is een projectplan waarin structuur, partners, en tijdplan worden beschreven.
• Er is een bij het projectplan passende begroting.
• De disseminatie van de resultaten is beschreven.
• Risico’s voor het niet slagen van het project zijn beschreven.

Zie ook het uitgebreidere document met criteria voor de beoordeling van een onderzoeksproject.